写真で業務改善 ~houren.soブログ~

houren.soは社内の情報共有だけでなく、取引先との情報共有にも利用できます。

パターン1：取引先との連絡にもhouren.soを使用する場合

まずはグループを二つ作ります。

• 社内での情報共有を行うグループ(緑)

メンバーは社内スタッフ

• 取引先との情報共有を行うグループ(ピンク：取引先の数だけ作成)

メンバーはグループ(緑)にも所属する社内営業担当者に加え、取引先担当者にも参加してもらう。

houren.soには写真をグループ間でコピーする機能があります。グループ間での写真コピーを行うには、コピー元、コピー先両方のグループに所属している必要があります。ここでは両方のグループに所属している社内の営業担当者がコピーを行える人です。

取引先は一社とは限りませんから、社内の記録をすべて、すべての取引先にオープンにするわけにはいかない場合がほとんどだと思います。なので取引先ごとに別のグループを作って、緑のグループの写真のうちその取引先に見てもらいたい写真だけ、コピーを行います。

※写真をグループ間でコピーした場合、コピーされるのは写真のみのためコメントならびにお絵かき機能を使用していた場合のお絵かき後の写真はコピーされません。

パターン2：日報まとめ機能を用いてPDF資料を作成する場合

houren.soには複数の写真を選んでコメントを加えて一つのドキュメントに仕上げる機能が二つあります。

• 日付毎にまとめる「日報」
• 日付に関係なく写真をまとめてマニュアルなどを作成するための「まとめ」

これらの機能を使用して取引先へのレポートを作成すれば、その画面を印刷やPDF化することで簡単に印刷物等も作成することができます。取引先の担当の方がITツールの利用が難しい場合や、紙資料での提出を求められる場合にはこちらの方法を使用してください。